记录性公文介绍——会议记录、会议纪要、大事记、日志

大事记、日志

记录性公文指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事记、日志等。

会议记录

会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。

第一，会议记录的作用。

一是依据作用。会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。

二是素材作用。会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和篡改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础

。三是备忘作用。会议记录可以作用会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内容和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时作出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨

查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况。

第二，会议记录的特点。

一是真实性。会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。会议是个什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴。

二是原始形态性。会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。所谓原始，就是未经整理，未经综合。在这一点上，它跟会议简报、会议纪要有着很大不同。会议简报和会议纪要也是真实的，但不是原始的。虽然在内容上可能没有太大差别，但在存在形态上，会议记录跟会议简报和会议纪要的差异甚大。

三是完整性。会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。

第三，会议记录的基本格式和写法。

一是标题。由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。

二是会议组织概况。包括：会议时间，要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分；开会地点；主持人的

职务，姓名；出席人，根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同，有时可以只显示身份和人数，如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出；列席人，包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法；缺席人，如有重要人物缺席，应作出记录；记录人，包括记录人的姓名和部门。

三是会议内容。这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言；会议的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。

四是结尾。可将主持人宣布的散会一项记入，也可以将散会一项略去不记。最后，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。

【例文 1 ：会议记录】 ××学院第×次办公会议记录 时间：××××年×月×日 地点：第×会议室

出席人：刘××（院长）、杨××（总务长）、孙××（教务处长）、张××（院长办公室主任）、吴××（院长办公室秘书）及各部门主要负责人

缺席人：王××、张××（外出开会）

主持人：刘××（院长）记录人：吴××（院长办公室秘书） 会议主要内容：

（一）报告

1 ．杨××报告院基本建设进展情况（略）

2 ．主持人传达《××省人民政府关于××××的通知》（以下简称《通知》）

（二）讨论

我院如何按照《通知》精神研究行政经费的合理开支，切实做到既勤俭节约又不影响正常教学、科研等活动的开展。

（三）决议

1 ．利用两个半天时间集中有关人员学习《通知》精神，提高认识，统一思想。 2 ．各系各单位负责人在认真学习的基础上，利用下周政治学习时间向员工传达、宣讲。

3 ．各系各单位责成有关人员根据《通知》的要求压缩指标，重新审查和修改本年度行政经费开支预算，并于两周内报院长办公室。

4 ．各系各单位必须严格控制派出参加校外会议及外出学习的人数，财务部门更要严格把关。

5 ．利用学习和贯彻《通知》精神的机会，对全院师生员工普遍开展一次勤俭节约、艰苦朴素的传统教育。

散会。

主持人：（签名）记录人：（签名） 会议纪要

会议纪要用于记载和传达会议基本情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是传达会议信息的主要媒介之一。

第一，会议纪要与会议记录的区别。

一是在效用上，会议纪要是国家法定公文，具有现行执行效用，对与会单位和需贯彻执行会议精神的下属单位具有执行力和约束力；会议记录是机关单位用于记录会议发言的事务文书，属于记载备查的内部文字资料。

二是在内容上，会议纪要形成于会后，通常指定有关人员在会议记录和其他会议文件基础上整理摘编加工而成，是会议内容系统而简要的反映；会议记录是记录人在会议发言过程中同步完成的实录性文字材料，基本要做到有言必录，具有原始和翔实的特点。

三是在形式上，会议纪要有规范的格式要求，并且与其他公文略有不同；会议记录在格式方面相对比较随意，通常由单位自定。

四是在表达方式上，会议纪要一般以记叙为主、说明为辅，运用准确、严谨、简明的公文语言，记载和反映会议的主要精神和议定事项；会议记录的表达方式取决于发言内容，是对发言者“所发之言”的再现，应尽可能保持“原汁原味”的语言风格。五是在发布方式上，会议纪要按照公文程序制发，发给下级的用通知的形式，标题为《关于下发××××会议纪要的通知》，发给上级的用报告形式，标题为《关于报送××××会议纪要的报告》，纪要在形式上作为通知和报告的附件；发给本单位内部各处室时，则直接在版记抄送栏注明有关部门名称即可。会议记录则一般不对外公开，只作为内部资料保存备查。总之，与会议记录的实录性、原始性、备查性特点相比，会议纪要具有记载内容的系统性、记录程度的摘要性、发挥作用的时效性、作用性质的约束性、表现形式的规范性等特点。

第二，会议纪要的种类。

按照会议纪要的用途和目的，可以划分为以下几种类型： 一是决议性会议纪要。主要记载和反映领导层做出的重要决策事项，作为传达和部署工作的重要依据，对今后的工作具有直接的指导作用。常用于领导机关办公会，如市长办公会会议纪要、院长办公会会议纪要等常常采用这种类型。

二是协议性会议纪要。主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议情况，以便作为会后执行公务和履行职责的依据，对协议各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会。

三是研讨性会议纪要。主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，与会者各抒己见，不需做出决议，不必统一意见，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况即可。主要用于专门职能部门和学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。

第三，会议纪要的基本格式与写法。

因为会议纪要往往不单独向外发出而是作为附件发出，所以会议纪要的格式相对简单、灵活。

一是标题。会议纪要的标题通常为：会议名称 + 纪要。 二是成文日期。可置于标题之下或正文之后，更多的是用圆括号置于标题之下。

三是主体。会议纪要的主体分为会议概况和会议主要精神两个部分。会议概况：即会议纪要的开头部分。可以采用分条列项式和概述式两种形式。分条列项式即依次将会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等会议要素顺序列出，使人一

目了然。概述式则将上述内容用一段文字简要概括叙述，以使人们对会议情况有一个基本了解。会议主要精神：这是纪要的核心部分，既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍，实际上是在转述会议取得的共识，多数用“与会代表一致认为……”，“代表们指出……”等，也可以采用第三人称的方法，如“会议指出……”，“会议决定……”，“会议希望……”等，必须忠实于会议实际，尊重会议的精神实质，不能将执笔者个人见解掺杂进去，不可随意增减，更不能借题发挥，这是撰写纪要的基本原则；同时，还应注意，纪要又是对会议基本精神的提炼和概括，它既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。一般来说，会议纪要不必安排结尾部分。因为，结尾所要强调的问题，无非是“号召……要求……”，这些大都在基本精神中得到了反映。

第四，会议纪要主体的表达方式。

一是条款式。将会议研究决定的事项用条款方式简要说明，分别冠以一、二、三、四的标号，一条写一个事项。这样的表达简明扼要，适合于部署工作的会议或办公会议，也适合于工作协调会，以便落实责任，督促检查。

二是概述式。有些会议研究的问题比较集中单一，可把讨论的意见概括成几个方面或几层意思，依次阐发。

三是归纳分类式。有些工作会议涉及内容较广，讨论的问题较多，实际上是某一部门业务工作的全面安排部署，这就要按讨论的问题、议定的事项分类整理，分别列出序号、标题来叙述。每个标题下面，视内容多少，或分段、或分条来写。

四是发言记录式。有些学术会、讨论会，研讨的问题比较单一，可按与会人员的发言摘要整理；有些日常例会，研究的问题较多，比较具体，可按议题顺序，在会议记录的基础上逐项整理，并进行提炼和概括。

【例文 1 ：决议性会议纪要】 ××省人民政府常务会议纪要 （二○○一年八月二十日）

2001 年 8 月 20 日上午，张××省长主持召开第 X 次省政府常务会议，听取了关于全省收费、罚款项目审核处理情况和全省近几年集资情况的汇报，纪要如下：

一、听取省治理“三乱”领导小组办公室×××同志关于全省收费、罚款项目审核处理情况的汇报。

为巩固治理“三乱”的成果，省治理“三乱”领导小组提议，对审核处理后允许保留的所有省管项目，实行封闭式管理，统一编制目录，向社会公布。目前省治理“三乱”领导小组办公室对全省收费、罚款项目已全部审核完毕。各市地和省直部门共上报收费项目 1169 项、罚款项目 384 项，其中省管收费项目 260 项；保留并编入目录的 129 项，耒编入收费目录的 131 项，其中有争议的 7 项；省定罚款项目 107 项，确定保留编入目录本子的 82 项，废止的项目中有 11 项有关部门对其有不同意见，省治理“三乱”领导小组办公室对有争议的收费、罚款项目提出了处理意见。会议原则同意省治理“三乱”领导小组办公室的汇报。确定：

（一）同意对省编制的收费罚款目录实行封闭管理。今后凡出台新的项目，严格执行中央规定，审批权集中到中央和省两级。

今后，收费项目由省物价局会同省财政厅审批；罚款项目由省财政厅审批；集资项目由省计委会同省财政厅审批；基金项目由省财政厅会同省计委审批；重大项目报省政府审批。

（二）关于有争议的 7 项收费。××公路大桥过桥费可继续收取，要专款专用。城市水资源费的收取，按照《水利法》规定可由水利部门委托城建部门收取，也可以由水利部门收取后，按一定比例上缴当地财政，用于城市建设。具体收取办法由各地自行确定。其他 5 项，按治理“三乱”办公室的意见办理。驾驶员培训管理费取消后，对公安部门授课、发讲义所需经费要给予适当补偿。

（三）对有不同意见的 11 个罚款项目，原则同意省治理“三乱”办公室的处理意见。

（四）有些未列入本子的收费、罚款项目，需要继续执行的，要按程序重新报批。对擅自出台新的“三乱”项目，情节恶劣、在群众中影响极坏的，要做出严肃处理，同时要利用新闻媒介予以“曝光”。

（五）加强对公路检查站、点的管理，解决层层设卡、重复收费的问题。任何部门不得单设检查站、点。

二、听取省计委×××同志关于近几年我省集资情况的汇报。 省计委对 19 ××年以来我省集资、基金情况进行了抽查摸底，提出了初步处理意见和建议。会议原则同意省计委汇报的意见，指出：必要的集资是调动各行各业积极性、兴办社会事业的重要方式之一，是社会发展的需要。但是，目前存在着急于求成、集资过多过滥的问题，群众意见大，必须认真清理。会议强调；各项事业的发展都要量力而行，注意防止新的投资过热现象的发

生。会议确定：成立集资项目联合审核处理领导小组，抓紧对全省集资、基金文件及项目作进一步审核，并提出处理意见。

【例文 2 ：建议性会议纪要】

××区人大常委会第 27 次主任会议纪要 （二 00 三年××月×日）

时间： 2003 年×月×日上午 8 ： 30 地点：区人大常委会会议室出席：（共 7 人，名单略）列席：（共 17 人，名单略）区代表：（共 4 人，名单略）主持人：严××会议听取的报告和议定的事项纪要如下：

一、听取区人民检察院检察长×××关于区检察院落实“整改方案”的工作报告。与会主任和区人大代表对区检察院在区人大常委会组织区代表评议该院工作之后不久，就制定和认真落实“整改方案”表示满意。会议充分肯定区检察院采取切实措施，加强队伍素质建设的做法；根据代表意见及时处理积压案件，对民事、行政案件开始实行法纪监察，积极贯彻中纪委 7 号文件精神所取得的实际成效。代表们认为，区人大常委会组织代表评议“一府两院”的做法已取得很好的效果，使评议者和被评议者双方都满意，达到了互通情况、相互理解、促进工作的目的，值得推广。

会议建议：

（一）区检察院试行设立监察室的做法值得肯定和推广，区人大常委会和区政府对有关问题应该给予支持；

（二）区检察院在“整改方案”中实行的公、检、法部门协调会在整改工作中起了很好的作用，希望区委有关部门能使协调会形成制度，这对社会综合治理工作有极大积极作用。

二、听取了区卫生局副局长×××关于检查食品卫生法律、法规实施情况的报告。今年，人民群众和人民代表对食品卫生十分关注，对区政府所做的工作给予充分肯定。但是，做好食品卫生工作，任务十分艰巨，必须加强对饮食摊点的管理和监督力度。

会议建议：

（一）要加强宣传、教育，各级领导要树立“三个效益”统一的观念，不能只顾经济效益而忽略社会、环境效益，更不能以损害社会、环境效益来换取经济效益，政府不能放松市场管理职能；

（二）要借整顿外来人口之机，加强综合整治，重视综合执法工作；

（三）要在卫生执法中实行责任制，谁办市场，谁负责管理，谁对上级负责，切实加强综合管理。

三、听取了区政府办公室副主任×××关于上半年“建议、批评和意见”的办理情况报告。会议对区政府高度重视办理“建议”工作，召开专门会议，制定办理“建议”考核办法，及时举办办理“建议”培训班，对 228 件“建议”已办结 224 件；平时？ 4 件“建议”（区内 62 件）已办结 35 件，非常满意。希望政府对已办结“建议”的落实工作继续跟踪督察，以便多办成几件实事。以上两文均属于决议性会议纪要，抓住了会议内容的关键，语言简明凝练，议定事项清楚明了，开头介绍会议概况时，分别运用丁概述式和分条列项式两种方法。