会务管理制度(全新经典版)

1.目的

会务管理制度的目的是规范公司的会议流程，提高会议的质量和效率，确保会议能够顺利进行并达到预期的目标。 2.适用范围

本制度适用于全体公司员工。 3.职责

3.1行政部门的职责：

☆负责会议管理工作，对所有重要会议的召开前应进行登记备案。

☆承办主要的会务工作，包括会议筹备、组织和执行。 ☆对公司级别的会议资料进行整理、分发、立卷和存档。 3.2其他部门的职责：

☆其他部门主办或召集的会议，行政部门应提供协助和支持。 4.会议分类 4.1公司级会议：

☆包括董事会议、公司周工作例会、公司年终总结表彰大会、员工大会等。

☆所有公司级会议在召开前需报请公司总经理批准。 ☆行政部门负责组织召开这些会议，并记录会议纪要。 4.2专题会议：

1 / 4

☆全公司性的、业务综合性会议，例如业务部门的专项工作会议。

☆由相关部门提出会议计划，报总经理批准后送行政部门备案。

☆相关部门负责会议通知、组织和实施，并整理和存档会议纪要。

4.3部门工作会议：

☆各部门负责人决定召开并负责组织的工作例会。 5.会议的准备 5.1行政部门的职责：

☆负责制定会议方案和流程，并布置会场。

☆对上级重要领导检查指导、座谈性质的会议，应准备饮用水、果品和鲜花。

☆如需使用音响、投影仪等设备，行政部门应提前做好相关调试安排。 6.其他规定

6.1会议目的和主题：

☆会议的目的是解决问题并提高效率，因此应明确会议的主题，不开无边际的会议。 6.2会前准备：

☆行政部门负责通知与会人员，明确会议要研究的议题，以便准备相关文件和材料。

2 / 4

6.3会议发言：

☆与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应明示发言时间。 6.4保密要求：

☆重要会议决议或记录在未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容，确保会议的机密性和信息安全。 6.5决议的督办和追踪：

☆行政部门负责督办、检查和追踪公司会议决议的执行情况。 ☆根据规定的时间节点，逐项跟进各部门的完成情况。 ☆在下一次会议前，向公司领导报告各部门的完成情况。 6.6会议缺席、迟到、早退：

☆凡无故缺席公司重大会议者，视为旷工1天处理；情节严重者，给予旷工3天的处罚。

☆凡属公司重大会议，未经请假或特殊说明而迟到、早退者，给予当事人扣除半天工资处罚；情节严重者扣当天工资。 ☆凡属公司重大会议，对于手机响铃、交头接耳、违背会议制度者，给予罚款20元/次，并将款项列入公司活动基金。 7.会议纪要

☆会议纪要是会议的重要记录，行政部门负责制作会议纪要，并及时分发给与会人员。

☆会议纪要应包括会议目的、议题讨论、决策结果、行动计划和责任人等内容。

3 / 4

☆公司级别的会议纪要由行政部门整理、分发、立卷和存档，以备日后参考。 8.会议评估与改进

☆行政部门应定期进行会议的评估和反馈，以改进会议的效果和质量。

☆通过参会人员的反馈和意见收集，及时调整会议的流程和组织方式，以提高会议的效率和参与度。 9.违规处理

☆对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括纪律处分和经济处罚等。 10.制度的解释与修订

☆本制度的解释权和修订权归公司行政部门所有，行政部门有权根据实际情况对制度进行解释和修订，并及时通知全体员工。

4 / 4