科学进步 硪 避岛｜蟪 如何做好办公室的管理工作 张璇 （ｅｐ铁第五勘察设计院集团有限公司东北分院黑龙江哈尔滨） 摘要：对领导负责是办公室工作的原则。作为高层次的工作人员，服务参谋是首要责任。因此，要拓宽我们的视野，开动脑筋，认真研究有关公司重 组和发展的重大问题，学会理性的思考重大现实问题，站在战略和全局的高度，努力提高工作服务的能力和水平，有效地提供更具价值的信息和决策依 据，为领导决策提供帮助，办公室要真正成为领导了解基层的“眼睛”，分析判断情况的“外脑”。 关键词：办公室工作管理责任 办公室系统作为企业的部门和领导的参谋助手，面对当前的严峻 形势和艰巨的任务，必须适应形势的变化，创新思路，凝心聚力，不遗余力地 够提出可行的解决方案，并努力使研究结果被领导采纳和转换决策，思维方 式和工作方法。 履行自己的职责，充分发挥自身作用，当好顾问和助手，全方位的高品质，提 高服务水平。 一、办公室职责概述 （一）综合工作 １、重视办公室人员选拔配各及经常性教育管理，努力提高办公室人员 综合素质。 ２、有较强的政治意识、组织观念，不该说的坚决不说，不该做的坚决不 做。 ３、健全完善办公室内业及机关管理规章制度，按照科室职责分工抓好 督查落实，形成用制度管人、按规章办事的良好工作机制。 ４、加强与外单位工作联系，搞好科室之间协调配合，努力营造良好工作 环境。 ５、加强情况调度和工作督查，确保上级的指示要求、单位的部署安排落 实到实处。 （二）文字保障 １、按照党支部和领导意图，认真起草工作总结、报告、领导讲话、典型汇 报等综合性文字材料，确保工作需要。 ２、对在单位普发和上报的文字材料，严格把好、文字关，努力做到 符合上级要求，贴近单位工作实际，语言精炼、层次分明。 ３、认真贯彻执行《国家行政机关公文格 等规定要求，做好文字排版、 文字打印工作。 （三）文书保密 １、各类收文随收随办，规范运转，限时办结。 ２、抓好文件的跟踪督查，努力提高办文效率。 ３、严格落实用印制度，保证安全用印。 （四）后勤管理 １、认真贯彻执行车辆管理制度，做好车辆的调配、维修、油料的管理使 用。加强驾驶员的教育和管理，保障车辆行驶安全。 ２、认真落实岗位安全管理目标要求，加强办公楼的安全保卫工作，做好 防火、防盗、防电工作，防止安全责任事故发生。 ３、督促检查办公楼内办公区的卫生及楼外绿化管理工作，完善卫生管 理制度，为单位人员提供良好的工作和生活环境。 ４、保障办公区水电暖等公共办公设施的正常运转，及时维护检修。加强 监管，保持设各完好。 （五）认真做好信访工作，对于来访人员做到热情接待，耐心解释有关政 策要求，妥当处理，避免矛盾激化，杜绝上访或其它件发生。 二、做好办公室的管理工作的相关举措 （一）成为决策层的好助手 优秀的员工是企业办公室的灵魂，参谋水平很大程度上反映在办公室 的水平，办公室在领导心中的地位也在于此。这需要在办公室工作中，重点 围绕战略性，前瞻性问题开展调研。企业工作和经济工作千头万绪，不 能四面出击的研究工作，我们必须专注于研究企业发展中的重大问题，突出 宏观性，战略性，综合性和可预测的。其次，我们应该反映有价值的研究成 果。研究工作是不写理论文章，不是简单地反映情况，为领导决策，是要直接 了解他们的需求，充分反映，集中民智，促进和加强科学决策的重要手 段。因此，要学会站在制定者的角度看问题，要善于研究，发现问题，能 蛾 １２２ （二）做好协调 在一定意义上，协调人与人之间的交往，通过良好的人际关系，才能促 成事业上的成功。办公室作为协调部门在企业内部起着承上启下的作用，发 挥领导决策能力在基层的顺利实施，基层的问题可以及时解决。对外，尤其 是，起到了构建和谐的企业关系大使的角色。因此，在企业改制和发展 任务紧迫的情况下，任务重，高标准。办公室作为一个综合协调部门要加强 协作意识，提高协调能力，自觉找准定位，站在全局的高度进行协调。协调内 部，外部协调，双手同时抓。内部协调要做到公正，良好的服务与员工。当好 中介，协调内部各部门和单位的关系，确保各项工作高效，运行平稳。外部协 调，把重点放在部门和上级主管部门，进一步加大公关力度，积极，主 动，灵活的协调与情感沟通。做事情要带着感情，增进友谊。要构建一个长期 的沟通和联络机制，人脉关系，文化底蕴渗透到每一个部门和领导，努力营 造相互理解和支持的氛围，促进解决企业的重点和难点问题，创建一个和谐 的外部环境，推进企业重组和发展。 （三）良好的监督管理职能 检查工作的一个重要手段，就是推动落实领导决策和重点工作得到落 实，在这方面办公室具有无可替代的作用。提高执行力度，切实加强监督和 实施工作的领导决策和优先事项，确保落实。把握好监督工作的重点，大力 推进争分夺秒，雷厉风行，一抓到底的精神，协调有关部门联动，采取有效措 施，确保重要工作付诸实践。领导安排的工作，每一件都要落实，实时监督， 确保政令畅通。首先，我们必须努力探索检查工作的规律，增强工作的主动 性。从被动监督向主动监督转变，有力地推动了领导决策的实施。其次，我们 必须找到解决的深层次矛盾和问题的实施。跟踪整改，及时反馈，提高分析 问题和解决问题的能力，服务员工，做好参谋，良好的发挥全程监督作用。 （四）服务职能的发挥 为领导、基层、员工服务是办公室工作人员的基本功能 然而，在新形势 下，如何做好服务工作，是办公室面临的新课题 为此，我们必须打破常规， 以一种新的思维方式，新的思路和积极的态度，认真探索在新形势下做好服 务工作的新途径，新方法和新途径，扩大服务覆盖范围扩展工作覆盖面，创 新服务模式，力争让领导认可，这也是办公室服务的方向。基层的困难是办 公室服务的重点。员工需要的是办公服务的目标，努力使服务转化为生产 力，促进企业发展。创新服务方式，创新的服务理念。服务工作是一个永无止 境的任务，只有与时俱进，发挥标杆示范作用，永不满足，以适应形势发展的 需求。要吸收新思想，探索新思路，创造性的工作，以创新的思路和方法，努 力提高服务水平。调节工作机制，为生产一线服务，建立一个标准化的流程， 文档管理，会议安排，或活动的组织，公务接待的程序管理链条推进实施，杜 绝服务工作不到位，服务要纳入规范化管理的轨道。我们必须创新方式。勇 于突破老路子，老框子，不断提高工作质量，建立一个新的载体，向新的服务 领域进军。 结束语 总之，我们需要认识到，办公室是以参谋、协调、服务职能为主的中枢部 门，并且要有针对性地改进工作，提高工作质量，为帮助企业的改制和发展 提供强大帮助。■ 参考文献 ［１］１任秀玲．提倡创新思维搞好高校办公室建设Ⅱ］．世纪桥．２００７（０２） ［２】孙洪和．浅谈创新思维与高校办公室工作【Ｊ１．大众科技．２００６（０６）
