员工离职规定

XXXX综„2012‟33号

关于下发《XXXX员工离职管理

规定（试行）》的通知

XXXX各部门：

为健全和完善人力资源管理机制，规范员工离职管理，保证工作有序衔接，维护公司及员工的正当权益，根据XXXX相关文件精神，参照国家有关法律法规，特制定并下发《XXXX员工离职管理规定（试行）》，请遵照执行。

特此通知

二○一二年二月二十七日

1 1.1

1.2

1.3 2 2.1

2.2

2.2.12.2.22.2.32.2.42.2.5XXXX员工离职管理规定（试行）

总则

为健全和完善人力资源管理机制，规范员工离职管理，保证工作有序衔接，维护公司及员工的正当权益，根据XXXX相关文件精神，参照国家有关法律法规，特制定本规定。

本规定适用于与公司建立劳动关系的所有干部、员工。公司返聘人员、在司实习人员，参照本规定执行。

本规定适用于XXXX有限责任公司。 离职定义

本规定所称离职是指员工自愿或非自愿地与公司解除/终止劳动关系并离开公司及工作岗位的情形，包括辞职、调出公司、自动离职、法定退休、终止劳动合同、（协商）解除劳动合同等情形。

离职形式

辞职：指依照劳动合同法规定的条件、程序，由员工本人提出解除劳

动合同。

调出公司：指员工在XXXX内跨公司调动。

终止劳动合同：指依照劳动合同法规定的条件、程序，由员工/公司

提出劳动合同到期终止。

公司依法解除劳动合同：包括因员工严重违反用人单位规章制度、不

胜任工作、自动（擅自）离职等劳动合同法规定的情形。

协商解除劳动合同：指公司与员工协商一致解除劳动合同。

2.2.6 法定退休：指员工已达到法定退休年龄，开始依法享受基本养老保险

待遇。

2.2.7 员工身故。 2.3

员工离职管理包括“离职申请、离职面谈、离职审批及发文、离职手续办理、离职台账及档案管理”等内容。

3 3.1

离职申请

员工辞职，须提前30天书面通知所在部门（试用期员工提前3天），并如实填写《员工离职申请及面谈记录表》（附件1），作为离职呈报的附件。

3.2

员工/公司提出劳动合同到期终止，由员工所在部门在其劳动合同到期前45天递交相关依据和凭证，综合管理部统一汇总，报公司领导审批。

3.3

公司依法解除或协商一致解除劳动合同，须由所在部门在相关事实（旷工、协商解除商定等）发生后2个工作日内呈报公文，依法解除或协商解除的一切依据和凭证作为呈报附件，并在公文结束后交综合管理部备案。

3.4

员工已达法定退休年龄，综合管理部应提前一个月通知即将达到法定退休年龄员工按时到综合管理部及当地劳动管理部门办理正式退休

3.5 4

手续，所在部门应协助综合管理部做好相关工作。

员工身故，由综合管理部负责依据机关出具的死亡证明，办理相关手续。 离职面谈

离职面谈主要针对员工本人提出辞职及劳动合同到期员工提出终止等情形。

4.1 4.1.1 4.1.2

4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.3

5 5.1 5.2 5.3

5.3.1 5.3.2

5.3.3 5.3.4

面谈组织

综合管理部应在员工递交书面离职申请后2个工作日内，根据员工个

性及工作性质等实际情况，会同所在部门对员工进行离职面谈，原则

上离职员工直接领导不参与面谈；

中层及以上管理干部离职，按照公司干部管理相关规定进行离职面谈。

面谈实施

离职面谈应以获得员工离职的真实原因、其对公司的意见建议等信息

为主要目的，同时进行正面引导，尽可能挽留人才。

面谈过程中应注意保持良好的面谈氛围，对离职员工的不满情绪和不

同观点予以理解并尽可能做出合理、必要的解释。

面谈人员须对照《员工离职申请及面谈记录表》有关项目，对面谈内

容进行详细记录，并由员工本人和面谈人签字确认。 离职面谈人员及记录人员须对面谈内容保密，严禁因非工作原因将面谈内容泄露给不相关人员。

离职审批及发文

离职如涉及《劳动合同法》第三十九条规定所列情形，须按照公司相关奖惩管理办法进行公文审批并发文。 涉及中层及以上管理干部离职的情形，须按照公司干部管理相关规定进行公文审批并发文。

本规定其他离职形式的公文审批及发文事宜： 员工离职应由员工本人通过“集团人力资源管理系统－我的申请”模块进行公文呈报，或由其所在部门代为公文呈报。

员工离职请示意见须包括但不限于：离职人员姓名、性别、学历、入司时间、部门及岗位、有效劳动合同起止日期、上一年度及近两次月度考核情况、薪资级别、离职原因详细说明等。

涉及“员工辞职”的情形，则《员工离职申请及面谈记录表》为必须附件。

涉及“员工调出（XXXX内跨公司调出）”的情形，商调函或调动公

5.3.5

5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 5.5.1 5.5.2 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 文审批的效力等同于离职审批意见。

涉及“员工/公司提出劳动合同到期终止”的情形，劳动合同期满考核续签公文审批具有同等效力，无须再次呈报。

涉及“公司提出协商一致解除劳动合同”的情形，《解除劳动合同协议书》及其他证据为必须附件。 员工已达法定退休年龄，综合管理部须根据员工年龄信息和劳动合同

签订情况，进行公文呈报。

涉及“员工身故”的情形，员工身故证明为必须附件。 审批流程管理

员工离职公文的审批流程及权限，须参照《XXXX人力资源类公文审

批规程》执行。

公文流转中尚未结束分发前，员工需按公司规定正常上班出勤。否则

视为旷工，并可按照公司相关规定处理。

公文审批结束后，综合管理部应在1个工作日内通知员工办理离职手

续。审批意见中如有特殊要求，所在部门可要求员工继续出勤，出勤截止日期不可超过自员工递交书面离职申请以后的第30天（含公休日、法定节假日）。

严禁将离职公文审批意见因非工作原因泄露给不相关人员。 文件送达

公司单方面提出解除劳动合同的，由综合管理部自公文结束或发文起

3个工作日将《解除劳动合同通知书》交由员工本人签收或以挂号信方式送达，并将相关送达凭证归档保存。

员工/公司提出劳动合同到期终止的，由综合管理部在合同到期前30

天出具《终止劳动合同通知书》，交员工本人签收或以挂号信方式送达，并将相关送达凭证归档保存。

离职手续办理 综合管理部负责通知并督促员工按《员工离职（调动）手续移交单》

（附件2）相关内容，在公文结束或发文后3工作日内，完成所列项目的移交。

工作交接，包括但不限于：工作移交、文件、书籍返还等。 资产交接，明确电脑、办公用品等资产的交还情况。

人事事务，包括但不限于：交还工作证、海航徽（集团内部调动不需

6.1.4

6.2

6.2.1 6.2.2 6.2.3

6.3 6.4

6.5

6.6

7 7.1 7.1.1

办理），招聘费用，培训协议及费用，员工福利房/车协议及结算，考勤记录、工资五险一金结算/转移等。

财务清算：包括但不限于公司担保、个人借款、违约金、赔偿金、个人资产等。离职员工办完各项信息确认和清算手续后，可持《员工离职（调动）手续移交单》及相关表单、凭证前往财务投资部完成费用清算。

员工离职证明

员工离职证明由综合管理部以《解除/终止劳动合同证明》形式出具。 员工按本规定及时办结离职手续之日为劳动合同解除/终止生效日

期；未按规定办结离职手续的，公文审批结束或发文之日为劳动合同

解除/终止生效日期。

员工须办结离职手续，持《员工离职（调动）手续移交单》、身份证原件等到综合管理部，方可签领《解除/终止劳动合同证明》，并办理工资结算、人事及社会保险等的转移。因员工本人原因未按规定办结离职手续的，由此引起的法律后果由员工承担。

离职员工所在部门须在员工确认离开工作岗位后的3个工作日内，将员工当月实际出勤记录交至综合管理部。

综合管理部在员工办结所有离职手续、签领《解除/终止劳动合同证明》后2个工作日内，将以《员工离职通知单》（附件3）形式通报各业务归口。

对占用公司财产、拖欠公司借款和费用、所持证照不清退的，所在部门及综合管理部应积极向本人追缴；拒不归还且数额巨大的，应经公文报批公司领导审批同意后，移交公司合规部并由其通过法律途径解决。

离职手续原则上应由离职员工本人亲自办理，如本人确实无法办理，可委托他人办理，受托人须持“离职手续办理委托书”（离职员工本人签字方视为有效）原件或复印件、传真件、受托人身份证复印件，经综合管理部与离职当事人核实后，方可代为办理相关手续。 离职费用

工资及福利等

离职人员的工资结算、各项福利待遇发放原则上以劳动合同解除/终

7.1.2 7.2 7.2.1

7.2.2 8 8.1 8.2 8.3

8.4

9 9.1 9.2

止生效日期为准。

属XXXX内跨公司调动的，费用结算以双方单位协商的工资转移单确定时间为准。

培训补偿、竞业费、违约金等费用 按公司现行劳动合同管理制度、培训制度等有关规章制度和双方签署的《劳动合同书》等协议的约定执行。由综合管理部会同相关部门统一计算并汇总。

培训补偿、竞业费、违约金等费用结算截止日期原则上以劳动合同解除/终止生效日期为准。 离职台账及档案管理

由综合管理部负责建立、维护本公司的离职台账，定期进行汇总分析，并负责收集、存档离职人员相关材料。

E-HR相关业务管理员须在《员工离职通知》下发后的1个工作日内对相应E-HR数据进行维护和更新。

对于人员离职后未及时来函转出个人档案的，综合管理部可代为保管，保管时间最长不超过24个月；同时，自离职人员离职三个月后，将按照20元/月的标准在离职人员转出档案时一次性收取个人档案保管费用。

对于超过24个月未转出的个人档案，综合管理部可将该个人档案移交到当地劳动管理部门，或根据实际情况予以销毁或进行处理。个人档案材料包括但不限于：人事档案、劳动合同原件、奖惩文件、《员工离职申请及面谈记录表》、离职员工身份证复印件、《解除/终止劳动合同证明》等。 附则

本规定自下发之日起施行。

本规定由综合管理部负责解释和修订。

附件：1. 员工离职申请及面谈记录表 2. 员工离职（调动）手续移交单 3. 员工离职通知

附件1：

XXXX有限责任公司

员工离职申请及面谈记录表

员工编号 入司时间 毕业院校及专业 姓名 合同期限 薪资级别 部门 岗位 近期考核 离职类别 自愿（） 非自愿（） 个人离职申请 本人因个人原因提出辞职，解除与公司的劳动关系，特此通知公司。 本人确认（签名）： 年 月 日 离职面谈内容记录 一、满意度调查 非常满意 工作内容 工作地点 薪酬福利 绩效考核 培训发展 人际关系 领导风格 企业文化 二、离职改进 满意 一般 不太满意 非常不满意 说明 如果要你继续留在公司，我们需要做些什么？ □ 给予薪酬晋级或职务升迁□ 给予一个新的岗位，重新进行职业生涯设计 □ 给予一定期限的系统的、有针对性的培训 □ 其他： 三、评价建议 你对公司现状、现行管理体系的评价和合理化建议？ 四、信息跟踪 其他： 五、其他 离职后的个人职业生涯规划如何？（去向/新公司提供何条件是我司缺少的） □另谋高就 □转换行业 □自主创业 □继续深造 □移民出国 离职面谈人员注意事项：1、态度坦诚、言语得当；2、目的明了，信息收集全面；3、离职

面谈内容须保密；4、原则上离职人员直接领导不得担任离职面谈人员及记录人。

离职人员（签字）： 面谈人员（签字）：

年 月 日 年 月 日

附件2：

XXXX有限责任公司 员工离职（调动）移交单

员工编号 入司时间 姓名 离职类别 部门 岗位 调动（）劳动关系解除（）劳动关系终止（）其他（） 离职人员应交、应办、应还情况 经办部门 经办项目 工作交接 资产交接（文件柜、桌椅等办公用品） 资料交接（手册、文件、书籍等资料） 考勤记录（部门手填考勤记录） 部门领导确认： 签字： 年 月 日 年 月 日 办公自动化设备（电脑、U盘等） 经办人 所在部门 综合管理部 系统账号（鹏程网、金蝶K3、工作域等） 党、团关系转移等 相关证件（海航徽、工作证等） 培训协议及费用结算 招聘费用结算 员工福利房/车协议及费用结算 薪资结算/转移截至 五险一金缴纳截至 经济补偿金/赔偿金 于劳动合同解除/终止 财务投资部 财务清算（担保、借款、违约金、赔偿金等） 其他需说明事项： 注：经办人意见及签字将代表经办部门意见，须经部门负责人授权明确；财务投资部移交 手续须待前列移交项目经办人签字后方可办理；离职移交手续须在 月 日前办结。

员工确认（签名） 单位（盖章）

年 月 日 年 月 日

附件3：

员工离职通知

（部门）：

下列人员离职

合管理部

月 日

附离职人员名单： 员工编姓名 号 备 注 身份证号 间 入司时科室 岗位 离职日期 离职原因 送（所在部门）、财务投资部 审核： 经办人：

主题词：人力资源 离职 通知

抄送：XXXX。

XXXX有限责任公司综合管理部 2012年3月2日印发 拟稿： XXX核稿： XXX (共印0份)