采购作业流程

作业层文件 标 题 文 件 编 号 版 本 采购作业流程 发 布 日 期 页 码 1.目地：

为了及时、准确的采购到合格的产品，完善公司的采购程序，特制定本程序。 2.范围：

适用于公司范围内所有物料的采购。 3.职责：

3.1物流部负责根据仓库库存情况或生产需要提出《采购申请》。

3.2总经理负责《采购申请》批准和《合格供方名单》及采购价格的确认。 3.3采购部负责实施采购活动，对供方进行评价，供方档案的建立以及编制《合格供方名单》等。

3.4质检部负责确定各项采购产品的标准，执行产品入厂检验工作以及根据有关文件要求，提出对供方的产品安全要求。 4.程序： 4.1采购申请

4.1.1物流部根据原材料仓存情况、生产需要以及各部门的申请，提出《采购申请》，报总经理批准。

4.1.2总经理必须及时批准物流部门提出采购申请，确保急需原材料得以及时采购。

4.2总经理批准《采购申请》后，由采购文员负责采购程序的执行 4.2.1询价。

4.2.1.1供方属《合格供方名单》内的供应商，采购人员根据采购产品的要求，直接向供方进行询价。

4.2.1.2供方第一次向公司供货，属初次合作的，一般先要求对方提供样品和资质证明文件，采购文员根据样品的情况，向供方进行询价。经过两次以上的试行合作，业务部出具《供方评审表》，经批准后，可列入《合格供方名单》 4.2.1.3一些日常办公用品等可直接向供方进行询价。

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4.2.2采购文员询完价后，报总经理进行批准。为保障采购的及时性，总经理应及时对提交的申请进行判断。 4.2.3采购活动

4.2.3.1采购合同的签订。对于一些主要原材料及价值较高的产品的采购，原则上必须先签订采购合同，方可采购。总经理特许的，先进行采购，然后再进行相关手续的补办工作。

一些价值较低的日常办公用品等在总经理批准后，不需要签订采购合同，直接进行采购。

4.2.3.2供方资料的提供。主要原材料或价值较高的产品的提供时，供方必须提供该产品的《检验报告》。属第一次向公司供货的，供方还得提供盖章的《营业执照副本》复印件、《生产许可证》复印件等资质证明文件。一些价值较低的日常办公用品等采购除外。

4.2.3.3采购文员应了解请购每种物品的用处，根据不同物料安排相关人员采购物品，可以在市内购买的物品就可以安排公司内部员工去购买。无法在市内购买的物品而且数量较小的可以安排驻外采购购买。其它的可联系相关供应商采购。 4.2.3.4在公司所要采购物品中，原则上先从《合格供方名单》中挑选供方进行采购，原供应商无货或物品价格过高，需寻找供应商时，首先要考虑公司所处位置的周边地区是否有关物品的供应商，向其了解相关物品的各种情况（原料：产品规格、价格、检验报告等：包装物：所用材质、产品规格、价格、检验报告等），再要求供应商寄样品。

4.2.3.5样品寄到后，协调质检部门对样品进行检验，样品检验合格后，针对相同物品，各个供应商的价位、质量、付款方式等做一个对比，及所询价的供应商提供公司相关证件（营业执照、税务登记证、生产许可证等），上报公司知悉。 4.2.3.6在采购合同签订后，根据合同要求向公司申请货款。并追踪送货时间，反馈物流部门。

4.2.3.7采购的产品入厂时，物流部对供应商所送的物料进行点收，核对无误后，再核对订单数量与所交数量是否相符。

同时，物流部应及时通知质检部进行入厂检验。质检人员必要按每种产品的采购要求进行检验。物品检验合格后，物流部负责清点来货数量，并负责按来货

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类别进行入库。

如产品检验不合格，采购文员负责联系供方进行退货事宜。或让步接收，让

步接收必须经过总经理的批准，方可执行。

4.2.3.8跟进供应商发票开据情况，及时将发票提交计财部，把发票的复印件与定单、付款单整理在一起，此定单已算完成。

4. 2.3.9每月月底对已完成的定单分类进行存档，做采购对帐单，与各供应商进行对帐，（定购纸箱的供应商、胶罐厂每月一定要对帐）。理顺每月采购金额，以便在每月月初做付款计划。 5.相关记录： 5.1《付款申请单》 5.2《货物验收单》 5.3《采购申请》 6.流程图

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序号 1 提出采购申请 作 业 流 程 责任部门 责任人 相关表单 作 业 内 容 物流部 物控员 《采购申物流部根据原材料仓存情况、生产需要以及各部门的申请，提出《采请》 购申请》 必须及时批准物流部门提出采购《采购申申请，确保急需原材料得以及时请》 采购。 2 批准 经理室 总经理 3 询价 采购部 采购文员 根据采购产品的特点进行询价。一般在《合格供方名单》中选择供应商，价值较小等产品除外。 4 经理室 总经理 采购文员询完价后，总经理负责对采购价格进行批准确认。 批准 对于一些主要原材料及价值较高的《采购合产品的采购，原则上必须签订《采购采购文员 同》 合同》。总经理特许及一些价值较小的商品除外。 质检员 质检员负责对采购商品进行入厂检验。 5 采购部 签订采购合同 6 物流部 入厂检验 7 物流部 物流主管 物流部负责对采购商口数量、规格等方面进行检验。检验合格方可入库。

入库 - 4 -